Бухгалтерия для друзей в поездках

7 августа 2017

Задача

Аня, Боря, Вика и Гена едут на шашлыки. Боря платит за бензин 1200₽. Гена с Викой покупают мясо за 1600₽ и вино за 1200₽, а Аня — овощи за 600₽. Боря за рулём и не пьёт алкоголь.

Как поделить расходы?

Почти все сталкивались с такой задачей. Для условий выше можно посчитать кое-как в уме всё. Но если и расходов, и людей становится больше — в уме не особо посчитаешь.

В одной из поездок Андрей научил, как это считать легко и без ошибок.

Метод

Нам нужна двойная запись. Создаём такую табличку.

Расходы Оплаты Потребление
Аня Боря Вика Гена Аня Боря Вика Гена
                 

Берём первый расход. Вносим его слева в ячейку, кто платил. А справа — делим на всех, кто пользовался.

Расходы Оплаты Потребление
Аня Боря Вика Гена Аня Боря Вика Гена
Бензин 1200 300 300 300 300
                 

И так по каждому расходу. Обратите внимание, что Боря не пьёт вино.

Расходы Оплаты Потребление
Аня Боря Вика Гена Аня Боря Вика Гена
бензин 1200 300 300 300 300
мясо 800 800 400 400 400 400
вино 600 600 400 400 400
овощи 600 150 150 150 150
                 

Считаем сумму по каждому столбцу. А потом складываем эти суммы отдельно для оплат и потреблений.

Расходы Оплаты Потребление
Аня Боря Вика Гена Аня Боря Вика Гена
бензин 1200 300 300 300 300
мясо 800 800 400 400 400 400
вино 600 600 400 400 400
овощи 600 150 150 150 150
Итого 600 1200 1400 1400 1250 850 1250 1250
4600 4600

Важно: два итоговых числа должны быть одинаковыми. Если это не так — где-то выше ошибка, перепроверяйте. Двойная запись как раз тут и нужна, чтобы отследить неточности в учёте. На практике, когда в таблице два-три десятка строк и особенно разбор всяких общих чеков из ресторанов на этом этапе часто возникает ошибка и это позволяет вовремя исправить расчёты.

Да что там два-три десятка! Я пока этот пример писал, допустил ошибку и сумма не сошлась сначала.

У Антона вот тоже есть про аналогичный метод, но там нет двойной записи: http://batony4.livejournal.com/49665.html.

Кстати, да. У Антона вот есть про то, что кто-то кому-то даёт денег в долг. Это в поездках происходит время от времени. Выше, если Боря даёт в долг Гене 1000₽, то у Бори это должно попасть в колонку расходов, а у Гены — в колонку потребления, у других участников все ячейки будут пустыми, и эта операция никак на них не повляет.

Отвлёкся. Следующий шаг — вычесть из оплат каждого участника его потребление.

Аня Боря Вика Гена
Оплаты 600 1200 1400 1400
Потребление 1250 850 1250 1250
Итого –650 350 150 150

Всё. Теперь тот, у кого отрицательное число, платит соответствующие суммы тем, у кого положительные. В данном случае Аня должна заплатить 350₽ Боре и по 150₽ Вике и Гене.

Ещё можно проверить — сумма всех чисел последней итоговой строки должна быть нулевой. Если вдруг не так — нужно возвращаться назад и искать ошибку.

Несколько комментариев

Расходы удобно подводить вечером того же дня. Пока все помнят более или менее, что происходило. Занимает это не более получаса.

В ресторане, если раздельный счёт, это вообще не следует учитывать в общей бухгалтерии. Если же за всех платт кто-то один — не забудьте забрать счёт со списком яств. Потом разбираетесть кто что ел и это вносится в таблицу по соответствующим столбцам потребления.

Назначьте кого-то одного ответственным сбор чеков в течение дня и запись кто где сколько платил.

Вот например кусочек нашей бухгалтерии в поездке по Чехии.